واجبات موظف الاستقبال في الفنادق مطلوبة لتلبية الشخص الذي يحب العمل قبل أي شيء آخر. نظرًا لأن عددًا كبيرًا من الأشخاص يأتون للعمل هناك ، سواء كان لديهم خبرة أم لا ، وإذا كنت لا تعرف المهام المطلوبة للعمل في هذا المجال ، فيمكنك التعرف عليها من خلال المقالة الموجودة على الموقع.
مسؤوليات موظف استقبال الفندق
موظف الاستقبال هو الشخص الذي يستقبل زوارًا لمؤسسة يعمل فيها ، ويرد على المكالمات الهاتفية ، ويفكر في وجهة تلك المنظمة ؛ ولأنه يعمل في بهو المؤسسة فهو أول مكان يدخل إليه الزائرون ويتحدثون إلى المؤسسة من خلاله ، وخاصة الزوار الجدد الذين يكون انطباعهم الأول عن طريقة تعامل موظف الاستقبال معهم.
يوجد العديد من المهام لموظف الاستقبال في الفنادق ، ولا تختلف المهام من مؤسسة لأخرى إلا في بعض الأسماء والمهام الصغيرة ، ويقوم موظف الاستقبال بالأشياء التالية:
1- أهلا وسهلا
حسن الاستقبال للزوار هو أول ما يفعله موظف الاستقبال ، ويستحسن أن يكون موظف الاستقبال مبتهجاً أمام الزوار ولطيفاً معهم لأنه يتطلب صبراً وعليه مرافقة الزائرين إلى الوجهة وعليه أن تأكد. نظافة منطقة الاستقبال وجعلها مرتبة ومنظمة وجميع الموارد متوفرة لخدمة الزوار.
اقرأ أيضًا: هل يحق للموظف الحكومي رفض التعيين
2- تقديم المعلومات
يعمل موظف الاستقبال على تقديم جميع التفاصيل التي تهم العميل ، على سبيل المثال سعر الغرفة وموقع الغرفة المتاحة ، كما أنه من واجبات موظف الاستقبال في الفنادق إصدار كشوفات للعملاء في حالة الطوارئ. يتطلب ذلك.
3- تقديم الخدمات للزوار
يعمل موظف الاستقبال على تقديم خدمات مختلفة لسكان الفندق ، لأنه يسعى دائمًا إلى تلبية احتياجات العميل ، وتشمل هذه الخدمات التواصل مع الأطراف المختلفة في الفندق للتأكد من تلبية احتياجات العميل ، وكذلك التعامل معها . تسجيل الدخول والخروج من العملاء وإعداد فواتير العميل إذا طلب ذلك من بين الخدمات التي يقدمها تأكيد حجوزات العملاء والرد على مكالمات العملاء واستفساراتهم.
4- تنظيم الاجتماعات
تنظيم المواعيد للعملاء أو مواعيد الاجتماعات من مهام موظف الاستقبال في الفنادق ، حيث ستجد أنه يقرر مع العملاء الوقت المناسب لهم للقيام بالأنشطة المحددة.
5- المراقبة
تعتبر مراقبة العملاء الذين يصلون إلى المنشأة من أبسط مهام موظف استقبال الفندق ؛ لأنه يتطلب قوة الملاحظة وحدها ، يجب عليك مراقبة سلوك العميل الذي تتعامل معه ، وعندما تلاحظ سلوكًا غير معتاد ومريبًا لأحد العملاء ، يجب عليك اتخاذ الاحتياطات اللازمة في ذلك الوقت.
6- إدخال البيانات
من متطلبات مهنة موظف الاستقبال التعامل مع كمية كبيرة من بيانات العملاء وإدخال تلك البيانات في نظام المؤسسة التي تعمل بها ، مما يتركك مسؤولاً عن الاحتفاظ بالسجلات وترتيب الأولويات ، وإعداد التقارير وإرسالها وكذلك أعمال الطباعة.
المهارات التي يجب أن يتمتع بها موظف الاستقبال
مهام موظف الاستقبال في الفنادق تتطلب التمتع ببعض المهارات العلمية والشخصية التي تساعد في تذليل العقبات أمام الموظف وتمكنه من القيام بواجباته ، وهذا ما سنعرضه الآن في الفقرات من هنا. :
أولاً: مهارات العلوم
موظف الاستقبال هي إحدى المهن التي لا تتطلب أحيانًا درجات أكاديمية للعمل وهذا يعتمد على حجم المؤسسة التي تعمل فيها. على سبيل المثال ، لا يتطلب العمل كموظف استقبال في كثير من الأحيان مؤهلات أعلى في العيادات ، ولكن يمكنك العمل. على الرغم من أن لديك شهادة الدراسة الثانوية.
بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ، فإنها تتطلب الحصول على مؤهلات عليا ودراسة أحد التخصصات الإدارية ومنها “إدارة الفنادق” التي تهدف إلى دراسة كل ما يتعلق بإدارة جميع المؤسسات التي تتعامل مع السائحين ، مع دراسة كيفية الضيافة ، و هناك. إنها علاقة راسخة بين فندق ومجالات أخرى مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق والعلاقات العامة والمالية وغيرها.
ثانيًا: المهارات الشخصية
قد لا يكون هذا المجال مناسبًا لبعض الأشخاص على الرغم من امتلاكهم لمؤهلات أعلى في هذا المجال وهذا يرجع إلى عدم كفاية طبيعتهم الشخصية لهذا المجال وصعوبة التعامل معهم ، لذلك فهو شخصي هناك. المهارات التي تجعلك مناسبًا لهذه المهنة ، ومنها:
1- مهارات الاتصال مهارات التواصل
تتطلب واجبات موظف الاستقبال في الفنادق أو المؤسسات الأخرى القدرة على التواصل مع الآخرين ، والقدرة على تلقي المعلومات وتقديمها ، والقدرة على الخروج بأفكار مفهومة.
يتطلب أيضًا الاستمتاع بالسلوكيات الشخصية مثل اللطف والثقةو التعاطف والاحترام وكذلك القدرة على فهم لغة الجسد والإشارات ، والتواصل وجهاً لوجه في معظم الأوقات ، لذا يجب أن يكون الكلام واضحًا ومفهومًا مع اختيارك لنبرة الصوت المناسبة.
اقرأ أيضًا: شروط النجاح في العمل
2- المهارات القيادية مهارات القيادة
يمكن استخدام المهارات القيادية التي تميز شخصية موظف الاستقبال لتحقيق الأهداف المشتركة لموظفي المنظمة لأنها قادرة على بناء فريق قوي ومتماسك قادر على تحقيق الأهداف المرجوة وتحسين إنتاجية الموظف في نفس الوقت .
- الحدس والتعلم.
- التطلع إلى المستقبل وإلهام الآخرين.
- القدرة على التطور والتغيير.
- القدرة على حل النزاعات.
- القدرة على التدريس والإشراف على الآخرين وإسناد المهام.
- القدرة على تحمل المسؤولية.
- النزاهة والاستقلالية.
- القدرة على تكوين علاقات قوية.
- القدرة على التواصل بشكل فعال.
- إدارة الذات والآخرين.
- القدرة على حل المشاكل.
- لديهم مهارات العمل الاستراتيجي.
3- مهارات الحاسوب مهارات الحاسوب
أصبحت مهارات الكمبيوتر التي يعتمد عليها سوق العمل حاليًا صعبة النسيان ، وهي مهارات جسدية تمكّنك من التعامل مع أجهزة الكمبيوتر وبرامج Microsoft.
من الضروري لموظف الاستقبال الوصول لأنه من بين واجبات موظف الاستقبال في الفنادق إدخال بيانات العميل على أجهزة الكمبيوتر ، والعمل كموظف استقبال يتطلب معرفة مهارات الكمبيوتر البسيطة مثل:
- القدرة على فتح وتشغيل أجهزة الكمبيوتر.
- القدرة على معالجة النصوص باستخدام البرنامج كلمة/ مستندات جوجل.
- إمكانية جدولة البيانات باستخدام البرنامج اكسل أوراق جوجل/.
- القدرة على تصور المعلومات باستخدام البرنامج عرض تقديمي.
- القدرة على استخدام تطبيقات الاتصال مثل سكايب فيسبوك انستغرام.
4- مهارات الاستماع الفعال مهارات الاستماع النشط
تتطلب واجبات موظف استقبال الفندق القدرة على سماع الآخرين والتركيز على ما يقولونه لك حيث يجد البعض صعوبة في التركيز على سماع الآخرين وفهمهم تمامًا بسبب القلق بشأن ما يجري في الرأس.
بالإضافة إلى القدرة على الاستماع إلى الآخرين ، فإنه يسمح لك بكسب احترام الآخرين ، وبناء علاقات قوية ، وجمع معلومات كافية تسمح لك بتحقيق أفضل النتائج ، كما أنه سيحسن قدرتك على حل النزاعات.
5- مهارات تعدد المهامتعدد المهام
هناك العديد من المهام المتاحة لموظف الاستقبال في الفنادق ، لذا فإن قدرتك على التحلي بالمرونة والقيام بأكثر من وظيفة في وقت واحد ستجعلك مناسبًا لبيئة العمل ؛ لأن عليك خدمة أكثر من عميل في نفس الوقت وتوزيع تركيزك على تلبية احتياجاتهم.
إذا لم تكن لديك هذه المهارة ، فلا تقلق ؛ لأنه يمكنك الحصول عليه باتباع التعليمات التالية:
- قم بعمل قائمة بالمهام التي تحتاجها ، وخطط للمهام مسبقًا.
- حدد أولويات المهام التي تحتاجها.
- اعمل على مهام مماثلة.
- تجنب الإلهاء.
- تفويض المهام للأشخاص المناسبين.
- راجع عملك أولاً.
6- مهارة خدمة العملاء
خدمة العملاء هي إحدى الواجبات الأساسية لموظف الاستقبال في الفنادق والمؤسسات الأخرى ؛ لأنك بصفتك موظف استقبال ، فأنت أول شخص يتعامل مع العميل وأنت وجه الشركة التي تعمل معها ، لذا عليك التحلي بالصبر والاستماع والإقناع.
عليك أن تعرف أن قدرتك على التمثيل أمام العميل أمر بالغ الأهمية لأنه يجب أن تكون سعيدًا حتى لو كانت مشاعرك عكس ذلك ، وستواجه عملاء يصعب إرضائهم.
يمكنك استخدام المهارة الفسيولوجية “قراءة الناس” في خدمة العملاء.
7- مهارات العمل المهنية
إنها مجموعة من الخصائص التي تحدد ما إذا كنت لائقًا للعمل أم لا ، ليس فقط للعمل كموظف استقبال ، ولكن لجميع الوظائف ؛ لأن صاحب العمل يبحث دائمًا عن موظفين بهذه الصفات ، بما في ذلك حب التعلم ، والعمل تحت الضغط ، والإبداع ، والقدرة على التغلب على الأزمات وإدارتها ، والقدرة على البحث والتحليل ، والمرونة ، وكونك شخصًا متعلمًا ، سيجعلك مناسبًا للعمل . .
هناك صفات مهنية أخرى يجب أن يتمتع بها موظف استقبال الفندق دون غيره من موظفي الاستقبال في المؤسسات الأخرى ، بما في ذلك حب السفر والهدوء والأدب والبراعة في التعامل والقدرة على الاحتفاظ بالأسرار والانفتاح وقبول الآخرين.
اقرأ أيضًا: كلمة شكر وتقدير لموظف في نهاية الخدمة
8- المهارات التنظيمية مهارات تنظيمية
من خلال امتلاك هذه المهارات ، يمكنك تسهيل مهام موظف الاستقبال في الفنادق ، لأن قدرتك على تنظيم مكان العمل والوقت والتخطيط الجيد للعمل يتيح لك القيام بالمهام التي تحتاجها بسهولة وسرعة ، وأن بعض الأشخاص ينسون أن مهارات التفويض جزء من منه. المهارات التنظيمية تحتاج إلى معرفة أفضل شخص للقيام بمهمة وتفويضهم للقيام بها.
ليس من الصعب امتلاك المهارات التنظيمية لأنها إحدى المهارات التي يمكن اكتسابها من خلال خطوات بسيطة مثل تنظيم الأفكار وتنظيم مكان عملك والمحافظة عليه طوال اليوم.
من خلال الحصول على هذه المؤهلات أو القدرة على تعلمها ، ستتاح لك الفرصة للعمل كموظف استقبال في المؤسسات الكبيرة ، مما سيفيدك لأن هذه الوظيفة لها راتب مناسب يؤهلك لمستوى معيشي أفضل.
