وفقًا للسوق الألماني وشركة بيانات المستهلك Statista: يتم إرسال ما يقرب من 300 مليار رسالة في جميع أنحاء العالم يوميًا ، ويتلقى كل موظف إداري ما معدله 121 رسالة بريد إلكتروني في يوم عمل عادي ، لكننا نتعامل معها دون حتى التفكير فيها لفترة من وقت العمل. ثانيا. واحد.
أصبحت الاتصالات عبر البريد الإلكتروني ذات أهمية متزايدة في العمل ؛ في بعض الحالات ، لا يمكن استبدال اجتماع قصير أو مكالمة هاتفية ، لذلك نستخدم النشر بسبب إمكانية التتبع وفرق التوقيت ، أو بسبب الرغبة في مشاركة نفس البيانات الطويلة مع العديد من الأطراف.
أظهرت دراسة أجرتها شركة Microsoft Corporation لما يقرب من مليون رسالة بريد إلكتروني للموظف العادي أن الموظف العادي يقضي 28٪ من يوم عمله على رسائل البريد الإلكتروني.
لكن على الرغم من أهمية رسائل البريد الإلكتروني ، فقد أهملنا تعلم كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح.
اتضح أنه يمكننا زيادة فرص قراءة البريد الإلكتروني والرد عليه باتباع خمس نصائح صغيرة ، وهذا سيقلل من وقت العمل ويزيد من متعة كتابة البريد الإلكتروني.
1. اترك انطباع أول رائع:
سطر الموضوع هو فرصتك الرئيسية لجذب الانتباه وترك انطباع أول إيجابي لدى المتلقي. وفقًا للأبحاث الحالية ، هناك ثلاثة أشياء تزيد من فعالية مجال المحتوى ؛ يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ودعوة للعمل والتعرف على المستلم.
لذلك أجريت تجربة على 300 شخص لاختيار العنوان المثالي الذي يشجعهم على فتح الوظيفة. هل يمكنك تخمين الاختيار الصحيح؟
أ. البيان 10.31.2020.
ب. رسالة ترحيب.
ج- لقاء غدا الرجاء الإجابة!
دكتور. أهلا وسهلا!
ه. اشتقت اليك كيف يوم الجمعة
إذا اخترت “ج” ، فأنت على صواب ، حيث اختار 47٪ من المستجيبين “ج” وجاء الاختيار “د” في المرتبة الثانية بنسبة 20٪ من الأصوات.
2. أضف لونًا وجوهرًا إلى بريدك الإلكتروني:
تبدو رسائل البريد الإلكتروني مملة إلى حد ما ؛ هذا لأنه مكتوب بالأبيض والأسود. الحصول على خطاب يشبه إرسال أفكارك في بريد إلكتروني دون إمكانية استخدام لغة الجسد أو الصوت أو تعابير الوجه.
استخدام أنواع مختلفة من علامات الترقيم والرموز التعبيرية ؛ على سبيل المثال: إليك جملة مكتوبة بثلاث طرق مختلفة ، اختر الجملة الأكثر جاذبية:
عزيزي غي ، شكرا لزيارتك.
غي ، شكرا لزيارتك!
مرحبًا يا جاي ، لقد حظيت بزيارة رائعة بابتسامة إيموجي.
تسمى النقاط والرموز في الرسالة “لغة الجسد الرقمية” ، وهو شيء نريد حقًا إظهاره من نحن وحالتنا العاطفية الحالية ، حتى لو كانت مجرد كتابة بريد إلكتروني ، ويمكنك إضافة صورة GIF في الختام.
هل يجب عليك دائمًا إضافة رمز تعبيري أو GIF إلى رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية؟ بالطبع لا.
يمكن مقارنة لغة الجسد الرقمية ببراعة وصفة كتابة البريد الإلكتروني – اعتمادًا على الخلفية الثقافية وظروف الرسالة – قد ترغب في إضافة المزيد أو أقل أو عدم إضافة إضافات.
3. تحدث بإيجاز حتى تبدو الرسالة على شكل تغريدة:
تظهر الأبحاث من جامعة نيويورك (NYU) ، ومعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT) ، وجامعة بوسطن أن العديد من رسائل البريد الإلكتروني لا تتم قراءتها بعناية ويتم تمريرها بسرعة ؛ يتم حذفها بسهولة ، ويبدو أن فرصة الحصول على رد يتناقص بشكل مباشر مع كل كلمة إضافية مكتوبة بعد أول 40 كلمة ؛ لذا كن قصيرًا قدر الإمكان واحتفظ بالرسالة بحجم تغريدة أو 280 حرفًا في الطول.
من المستحيل تقصير ملاحظات الاجتماع أو أي شيء تكتبه ، ولكن اختصر الجزء الذي يطرح سؤالاً يحتاج إلى إجابة سريعة ، ويمكنك تضمين ملاحظات الاجتماع كمرفق “ملف خارجي”.
4. استخدم الأسماء في اللحظات الحرجة:
تخيل لو استطعت ابتكار كلمة سحرية تجذب انتباه أي شخص في العالم على الفور؟ حسنًا ، بالطبع أنت تعرفها بالفعل ؛ إنه “اسم الشخص” الذي ترسله.
كتب ديل كارنيجي الكاتب والمحاضر الأمريكي: “اسم الإنسان هو أجمل وأهم ما يجذب إليه في أي لغة” ، رغم أنه كتبه منذ ما يقرب من 100 عام ؛ لكن تأثير كلماته لا يزال قائما حتى اليوم.
لدينا جميعًا نرجسية بدرجات متفاوتة. إذا كنت تستخدم اسم شخص في لحظات حرجة ، فإنك ترضي نرجسيته وتزيد من احتمالية الحصول على الاستجابة المطلوبة. على سبيل المثال: عند تقديم طلب بريد إلكتروني مهم ، ابدأ باسم المستلم.
تظهر الأبحاث أيضًا أن ذكر المستلم في الرسالة سيزيد بشكل كبير من فرص حصولك على رد على بريدك الإلكتروني. وتجدر الإشارة إلى أن هناك حالة واحدة يكون فيها استخدام الاسم ضارًا بالحرف البريدي ؛ إنه يكتب اسمًا خاطئًا ، لذا ضاعت كل الأفكار التي أوضحتها في رسالتك.
سيعترض بعض الأشخاص بالتأكيد على وجود بريد إلكتروني كامل العرض ، وهم محقون في ذلك ؛ ومع ذلك ، فإن كل بريد إلكتروني هو موقف مختلف ، ومعظم رسائل البريد الإلكتروني تشترك في نقطتين: أولاً ، أن الرسالة عبارة عن طلب لشيء من شخص ما ، وثانيًا ، أن المستلم مجرد شخص ؛ هذا هو السبب في أن الخطوات السابقة ستثبت فعاليتها.
تكمن أهمية الخطوات السابقة في استخدامها بالسعر المناسب.لديك الآن قائمة مقترحة من الخطوات لرسالة بريد إلكتروني ناجحة. عليك فقط التأكد من أنك تستخدمها بشكل مناسب. من الآن فصاعدًا ، حاول كتابة أي رسائل بريد إلكتروني مهمة دون تفكير. بدلاً من ذلك ، تخيل الشخص الذي تكتب إليه واكتب أي إضافات تناسب ذوقه باستخدام مكوناتك.
5. اترك انطباعًا نهائيًا خاصًا:
تظهر نقطة أخيرة مهمة. تذكر التقنية التي استخدمها ستيف جوبز في برنامجه ؛ ينتظر حتى نهاية عرضه المرتجل لأطرف قصص Moada مع الصور ، كان يقول ، “أريد أن أريك شيئًا أكثر” ، ثم فجأة يخرج iPhone الخاص به من جيبه.
لماذا يستخدم شخص ما هذا التكتيك؟ لأن هناك شيئًا مهمًا يمكن قوله أو أن انتباه المستلم يحتاج إلى إعلام ، أو شيء غير مريح لقوله ، لذلك نضع هذا في ملاحظة في نهاية الرسالة.
هذا هو الانطباع الأخير ، وربما لم يتم إعطاء وزن كاف للانطباع الأول ؛ لكن لها نفس وظيفة التأثير وهي آخر شيء سيشغل عقل القارئ حتى بعد نسيان بقية الرسالة.
