ولكن على الرغم من كل تجارب المراسلة عبر البريد الإلكتروني التي مررنا بها خلال العام الماضي ، ما زلنا نتلقى بريدًا غير احترافي أو فظ بشكل صارخ ؛ من المحتوى غير المفيد للرسالة ، إلى اللغة السلبية العدوانية المستخدمة. لكن لحسن الحظ يمكننا تحسين الطريقة التي نكتب بها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
تقول ديانا جوتسمان ، خبيرة آداب السلوك الوطنية ، ومؤلفة كتاب “الآداب الحديثة من أجل حياة أفضل” ومؤسس مدرسة البروتوكول في تكساس: يجب كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي بطريقة مهذبة ومحادثة ، لذلك من المهم التفكير قبل البدء في كتابة البريد الإلكتروني.”
بالطبع ، تختلف الآداب باختلاف ثقافة الشركة ، ولكن هناك العديد من الإرشادات المفيدة التي تنطبق على الجميع.
طلبت HuffPost من خبير الإتيكيت جوتسمان وخبراء آخرين تحديد المخاطر التي يواجهها الأشخاص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
1. الكتابة الفوضوية:
نصح خبير السلوك المدني والمتحدث ومؤلف كتاب “الإتيكيت اليومي” (آداب كل يوم باتريشيا روسي: صحح كل رسالة قبل إرسالها ، وإذا ظهرت أخطاء إملائية ونحوية عند التواصل عبر الإنترنت ، فسيكون لدى الشخص الآخر انطباع سيء بأنك متسرع أو غير دقيق أو مهمل.
إذا ارتكبت أخطاء مرة واحدة ، فقد تكون بسبب التسرع ، وقد يتم تجاهلها ، ولكن إذا تكررت أكثر من مرة ، فستفقد المصداقية والثقة بالتأكيد ؛ هذا لأنك ستطرح سؤالًا حقيقيًا حول كفاءتك المهنية “.
سيؤدي خطأ مثل الخطأ الإملائي في اسم المستلم إلى جعلك تبدو غير مهتم ، في حين أن الخطأ المطبعي البسيط أو سوء استخدام علامات الترقيم يمكن أن يغير تمامًا معنى ونبرة البريد الإلكتروني.
“شكراً جزيلاً لمطوري تطبيقات التدقيق الإملائي والنحوي ، والتي يمكن استخدامها بشكل فعال لتصحيح رسائل البريد الإلكتروني ، حتى أبسط الأخطاء” ، هذا ما قالته خبيرة الآداب العامة جولييت ميتشل.
تأكد من تضمين جميع المعلومات التي قد يحتاجها المستلم لتسهيل الرد ، والذي قد يتضمن مواعيد نهائية محددة وعناوين وطرق بديلة للاتصال بك.
2. النميمة الزائدة غير الضرورية:
“هل تربيتك الذئاب؟” أوضح خبير الآداب ومضيف البودكاست. (هل تربيتك الذئاب) “نيك لايتون”: “اعتبار الآخرين هو أحد الأركان الأساسية للأخلاق الحميدة بشكل عام ، كما هو الحال بالنسبة لمشاعرهم ووقتهم ومساحتهم الشخصية ، وهذا بالتأكيد لن يغير هذا عندما ترسل بريد إلكتروني إلى واحد منهم. التواصل دائمًا محترم وواضح ومختصر بشأن موضوع المناقشة “.
الناس مشغولون خلال يوم العمل ؛ لذا كن على دراية بقيود وقتهم. بدلاً من الثرثرة غير الضرورية في البريد الإلكتروني ، انتقل مباشرة إلى النقطة التي تريد أن تتحدث عنها وقم بمعالجة المشكلة بسرعة. ستمنحك رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أيضًا مساحة أكبر للمضي قدمًا والتحدث بلغة غير رسمية.
قالت جودي آر آر سميث ، رئيسة شركة Mannersmith Etiquette Consulting: “يمكنك سرد قصتك والتعبير عن مشاعرك والتواصل بلغتك عند التحدث إلى صديق أو قريب ، فهذه فرصتك”. تقييد تفاعلاتنا الاجتماعية.
شاهد الفيديو: كيف تبني علاقة عمل جيدة؟
3. اضغط على الزر “رد على الكل” دون داع:
لقد تلقينا جميعًا سلسلة طويلة من الرسائل في يوم من الأيام ، تلتها الردود غير الضرورية واحدة تلو الأخرى ؛ أظهر أهمية وقت الأشخاص الآخرين عند التفكير في الزر “الرد على الكل” ، واسأل نفسك عن مدى رغبة كل شخص في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني في تلقي نسخة من ردك.
يجب ألا تقاطع المحادثة بالمحادثات الجانبية أو التصحيحات غير الضرورية أو أن يتم توبيخك من قبل زميل أو مرؤوس آخر في الأماكن العامة ؛ إذا كنت لا توافق على شيء ما ، يمكنك مناقشته مع الشخص بشكل منفصل.
يشير الخبير السلوكي جوتسمان إلى هذه النقطة قائلاً: “يمكن التعامل مع هذا الموضوع المهم خصوصًا إذا تلقيت رسالة غير مريحة ، إذا كانت جادة ، تحدث إليهم عبر مكالمات هاتفية بدلاً من ذلك ، أو أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا يطلب إجراء محادثة خاصة بهم”.
4. ثرثرة عن الزملاء:
يقول لايتون الخبير في آداب السلوك: “من السهل البحث على Twitter لالتقاط لقطة شاشة أو بريد إلكتروني أو إرسال رسائل للآخرين ، لذلك لا تكتب أي شيء لن تسعد برؤيته على لوحات الإعلانات. الإعلانات على جانب الطريق ، خاصة إذا كانت المعلومات هي الدردشة ، فهي مجرد رد على شخص تعمل معه حاليًا “.
من الوقاحة وغير الحكمة أن تكتب انتقادات لزملائك في حياتك المهنية المستقبلية. يمكن إعادة توجيه البريد الإلكتروني بلا مبالاة أو عن غير قصد إلى المستلم الخطأ ، وحتى إذا كنت حريصًا ، تذكر أن شبكة عملك يمكنها الوصول إلى حساب عملك ، ويمكن اختراق الشبكة في أي وقت.
قال رئيس Mannersmith: “لا تفكر لثانية واحدة في أن بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل هو ملكك وحدك ، لأن كل شيء داخل المؤسسة مملوك لصاحب العمل”.
5. النقد في حضور الانفعال:
يجب أن تدعي دائمًا أنه من السهل على أي شخص إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني ، أو أخذ لقطة شاشة ، أو نسخ الرسالة ولصقها في محادثة أخرى ، ولا تريد توثيق ما تقوله عندما يكون مزاجك سيئًا ، أو عندما . أنت على وشك أن تغضب في المراسلات ؛ لذا فكر مليًا فيما تكتبه.
يوصي خبير الإتيكيت ميتشل بما يلي: “إذا كنت تشعر بهذه الطريقة ، فعليك الانتظار حتى يتم تسوية الرسالة المكتوبة ومراجعتها وتعديلها إذا لزم الأمر ، وبعد ذلك يمكنك تحديد إرسال الرسالة أم لا. ينصح الرئيس مانيرسميث بكتابة الرسالة في ملف منفصل حتى لا تميل إلى الضغط على زر الإرسال قبل منح نفسك الوقت لفرز الأمور.
6. تجاوز العلاقات المهنية
ضع في اعتبارك علاقتك بالمتلقي والحدود الرسمية لحياتك المهنية عند إرسال بريد إلكتروني للعمل. استخدام كلمات بذيئة أو محتوى غير احترافي مثل صور متحركة غير لائقة أو معلومات عن حياتك العاطفية لا علاقة لها بنجاحك المهني.
“يمكن تغيير الحدود الرسمية في الخطاب عندما يتم تكوين صداقات مع علاقات مهنية ضمن إطار العمل ، ولكن سيتعين علينا تغيير وجهة نظرنا بناءً على من نتحدث إليه ، لذلك عندما نكتب رسائل بريد إلكتروني احترافية ، يجب أن نتذكر هؤلاء هم المستلمون. المتعاونين ، وليس الأصدقاء ، لذلك علينا أن نأخذ في الاعتبار الطبيعة العامة لعملية الاتصال ، ووسيلة الاتصال ومحتوى الرسالة التي نحاول إرسالها “.
كما أشارت إلى أن ثقافات الاتصال تختلف من مكان عمل إلى آخر. لذا حاول أن تفهم المعايير والتوقعات من حولك.
وقالت: “إذا كنت تعمل في محطة إذاعية شهيرة ، فقد يسمح لك ذلك بالاتصال بالناس بأسمائهم الأولى ، واستخدام اللغة العامية ، وإرسال رموز تعبيرية أو صور متحركة ، واستخدام كلمات من الحياة اليومية”. ”
انتبه للطريقة التي يعبر بها الزملاء عن الأشياء في رسائل البريد الإلكتروني ، وطول رسائلهم ، واستخدام الميزات لإخفاء أو إظهار المستلمين الآخرين ، وشكلية الأسلوب المستخدم ، وما إلى ذلك. وأضاف سميث أنه يمكنك أيضًا طرح أسئلة لفهم الثقافة السائدة بشكل أفضل. : يجب أن تكون ذكيًا بما يكفي للمشاركة في عملية الاتصال من خلال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ”
7. عدم احترام المشاعر:
وأشار الخبير في السلوك المدني ، “روسي” ، إلى أن خيارات الاتصال العديدة واختلافها تعني أيضًا فرصًا كثيرة لسوء الفهم: “دعونا لا ننسى أيضًا عدم قدرة الآخرين على رؤية لغة الجسد أو حتى سماع نغمة. صوتنا لذلك ، حاول أن تكون دائمًا إيجابيًا ومبهجًا ومتفائلًا ولطيفًا ومتعاونًا عند التفاعل مع الآخرين عبر الإنترنت.
لا تدع أسلوبك البسيط في السلوك يمنعك من أن تكون كرمًا ومحترمًا أيضًا ، على سبيل المثال: لهذا السبب يوصي خبير آداب السلوك ميتشل باستخدام اسم الشخص في الرسالة.
قالت: “يبدو أنه قصير وغير مدروس أن تبدأ رسالة بريد إلكتروني بطلب أو استدعاء أو عرض معلومات ؛ يستغرق الأمر من 2 إلى 3 ثوانٍ فقط لكتابة “كارولين” أو “مرحبًا كارولين” ، لذلك نحتاج إلى اختيار الكلمات الصحيحة. أظهر تحية طبيعية مناسبة لطبيعة علاقتك مع الشخص ، على سبيل المثال “مرحبًا” ، “عزيزتي” أو “الاسم”.
إذا كانت الرسالة خطيرة أو غير مريحة أو عرضة لسوء الفهم ، ففكر في إزالتها من البريد الإلكتروني أو استبدال الاتصال بمكالمة هاتفية أو إعداد اجتماع بدلاً من ذلك.
“لا تستخدم أي بريد إلكتروني لتجنب محادثة. إذا كنت قلقًا أو غاضبًا من شخص ما ، فاختر الهاتف واتصل به ، ولا تحاول المراوغة بطريقة عدوانية سلبية عبر البريد الإلكتروني ،” حذر القائد مانيرسميث.
8. إساءة استخدام الرموز التعبيرية:
يقول خبير الإتيكيت لايتون: “من الأفضل تجنب الرموز التعبيرية بشكل عام في المراسلات المهنية ، حيث يشعر الناس أحيانًا بالحاجة إلى إضافة رموز تعبيرية لتوضيح نغمة المحادثة في سياق الرسالة ، ولتجنب سوء الفهم ، خاصة عند كتابتها على شكل مزحة أو المفارقة التي تتطلب السخرية ، ولكن من الأفضل مراجعة النص حتى لا تضطر إلى استخدام الرموز التعبيرية للوضوح في المقام الأول “.
على سبيل المثال: اذكر أنه سيكون من الاحتراف الكتابة بدلاً من الكتابة: “مرحبًا بالجميع ، هل ترك أي منكم أطباق متسخة في الحوض؟
لن يعمل المستخدم اليوم ، مع الجملة التالية: “مرحبًا بالجميع ، يرجى تنظيف الأطباق بعيدًا عن الاستخدام”.
هذا لا يعني الحظر التام لاستخدام الرموز التعبيرية ؛ لكن حاول ألا تفرط في استخدامها ، وحاول مطابقة كلماتك المختارة بعناية مع ممارسات بيئة عملك أو صناعتك أو مستلم بريدك الإلكتروني.
قال خبير الإتيكيت ميتشل: “على الرغم من أن بعض الناس يسخرون من إرسال الرموز التعبيرية ، فقد أثبتت هذه الرموز أنها قادرة على نقل المشاعر بشكل جيد للغاية ، مع الاهتمام باستخدامها في السياق المناسب”.
9. عدم منح الفضل لمن يستحقه:
تشجع العديد من الشركات بيئة عمل محفزة ؛ من المتوقع أن يمتدح مديرو الفريق والزملاء بعضهم البعض لمساهماتهم ، خاصة عبر البريد الإلكتروني ، لذا فإن عبارة بسيطة مثل “شكرًا سوزان” أو “هاي مايك” يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً للقضاء على أي شعور بالنجاح أو الفشل. مع شخص واحد عند تقدير عمل زميل أو مرؤوس.
